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Outlook - Automatisierung von Arbeitsabläufen durch Regeln und QuickSteps

Microsoft Outlook ist ein vielseitiges Programm, das bei vielen Unternehmen und Privatpersonen äußerst beliebt ist. Es bietet zahlreiche Funktionen, die dabei helfen, den Alltag zu organisieren und die Produktivität zu steigern. Eine der wichtigsten Funktionen von Outlook ist sicherlich das E-Mail-Management. Mit Outlook können Sie schnell und einfach E-Mails senden und empfangen, sie nach Kategorien sortieren und mit Hilfe von Filtern organisieren. Mit einem QuickStep können Sie mehrere Schritte bündeln und mit nur einem Klick ausführen. Ähnlich praktisch sind Regeln, die allerdings keine einzelne Nutzeraktion voraussetzen.

Wie Sie Arbeitsabläufe durch Regeln und QuickSteps automatisieren können, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

 

Die Standard-QuickSteps in der Übersicht

Grundsätzlich können Sie zwischen standardisierten QuickSteps und selbst erstellten individuellen QuickSteps wählen. QuickSteps stehen bereits seit Outlook 2010 zur Verfügung und sind Aktionsmakros, die mehrere Aufgaben umfassen und sich per Mausklick anwenden lassen. Was die Bezeichnung der Standard-QuickSteps in Outlook angeht, gibt es zwischen den Versionen gewisse Unterschiede. Dreh- und Angelpunkt ist aber stets die Gruppe „QuickSteps“ in der Registerkarte „Start“, so auch im neuen Outlook 2021.

 

In Outlook kann über einen Klick auf den QuickStep „Verschieben nach:“ eine ausgewählte Nachricht in einen vorgegebenen E-Mail-Ordner verschoben werden, nachdem sie als gelesen markiert wurde. Der QuickStep „An Manager“, der in Outlook 2021 mit „An Vorgesetzte(n)“ bezeichnet wird, gibt Ihnen die Möglichkeit, eine E-Mail kurzerhand an eine Führungsperson weiterzuleiten. Falls Microsoft Exchange Server in der Organisation genutzt wird, wird der Name des Vorgesetzten automatisch erkannt und aus der "Globalen Adressliste" in das "An"-Feld der E-Mail eingefügt. Alternativ kann der Empfänger aber auch manuell eingegeben werden. „Team-E-Mail“ leitet eine Nachricht an eine bestimmte Personengruppe weiter, die von Ihnen zuvor definiert wurde. Der QuickStep „Antworten und löschen“ antwortet dem Absender und löscht sodann die ursprüngliche E-Mail.

 

Eigenen QuickStep neu erstellen

Wer einen QuickStep erstellen möchte, wählt zunächst die entsprechende Option namens „Neu erstellen“ in der Gruppe „QuickSteps“ aus. Gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Geben Sie im Feld „Name“ eine treffende Bezeichnung für den QuickStep ein. Wenn Sie auf das Symbol neben dem Feld „Name“ klicken, können Sie ein anderes Symbol auswählen.

2. Wählen Sie unter „Aktionen“ eine Aktion aus, die Sie mit dem QuickStep durchführen möchten. Um weitere Aktionen zu aktivieren, wählen Sie „Aktion hinzufügen“.

3. Optional können Sie dem QuickStep nun noch eine Tastenkombination zuweisen. Unter „Quickinfo-Text:“ können Sie einen kurzen Erläuterungstext eingeben. Sobald Sie mit der Maus über das QuickStep-Icon gehen, wird Ihnen dieser kurze Info-Text angezeigt.

Von Ihnen erstellte QuickSteps können Sie jederzeit über „QuickSteps verwalten“ bearbeiten. Dies kann zum Beispiel notwendig werden, wenn sich der Kreis von Empfängern bei der Weiterleitung von Nachrichten ändert.

 

QuickSteps und Regeln – das sind die Unterschiede

Filterregeln in Outlook funktionieren auf ähnliche Weise wie QuickSteps. Sie automatisieren eine oder mehrere vordefinierte Aktionen für betroffene E-Mails. Der Unterschied besteht darin, dass diese Aktionen automatisch nach bestimmten Kriterien ausgelöst werden, anstatt manuell ausgeführt zu werden. Zum Beispiel können Filterregeln automatisch Abwesenheitsnotizen erstellen, E-Mails basierend auf Absender, Betreff oder Inhalt in bestimmte Ordner sortieren, automatisch kategorisieren, weiterleiten und vieles mehr. Es handelt sich hierbei um einen anderen Ansatz zur Automatisierung von Aufgaben in Outlook.

 

Outlook - wie Sie Regeln erstellen

Wenn Sie in Outlook Regeln erstellen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Führen Sie einen Rechtsklick auf eine vorhandene E-Mail aus. Wählen Sie „Regeln“ und dann „Regel erstellen“ aus. Alternativ können Sie eine Nachricht per Linksklick auswählen und dann in der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Verschieben“ den entsprechenden Menüpunkt erreichen.

2. Wählen Sie eine Bedingung und anschließend, was Sie mit der Meldung aufgrund dieser Bedingung machen möchten. Wenn Sie beispielsweise Nachrichten mit einem bestimmten Titel in einen bestimmten Ordner verschieben möchten, können Sie dies mithilfe von Filterregeln in Outlook erreichen. Hierzu wählen Sie die Bedingung „Betreff enthält“ aus und definieren dann die Aktion „Element in Ordner verschieben“. Anschließend wählen Sie den gewünschten Zielordner aus oder erstellen einen neuen Ordner und bestätigen Ihre Auswahl mit „OK“.

3. Wenn Sie mit der Erstellung der Regel fertig sind, wählen Sie „OK“.

 

Fazit – Outlook bietet hilfreiche Automatisierungsfunktionen

Ob QuickSteps oder Regeln, die E-Mail-Verwaltungssoftware Outlook bietet zahlreiche Möglichkeiten, um den Umgang mit Nachrichten zu automatisieren. Sowohl zu Hause als auch im Unternehmen bedeuten diese Features einen deutlichen Zeit- und Komfortgewinn. Während QuickSteps nach einer Nutzeraktion von Outlook durchgeführt werden, agieren Regeln anhand der vorgegebenen Bedingungen automatisch.

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Tags: Outlook
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