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Word - Formatvorlagen und Designs effektiv einsetzen

Microsoft Word ist ein beliebtes Textverarbeitungsprogramm, das für längere Texte und standardisiertes Schreiben besonders nützlich ist. Mit der Verwendung von Formatvorlagen kann man Zeit sparen und einheitliche Dokumente erstellen. Diese Funktion ermöglicht es, Schriften schnell in Form zu bringen und ein konsistentes Erscheinungsbild für das gesamte Dokument zu gewährleisten. Auch Designs sind ein nützliches Feature in Word und erlauben optisch ansprechende Dokumente zu erstellen.

Wie Sie Formatvorlagen und Designs effektiv einsetzen, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

 

Designs vs. Formatvorlagen – das sind die Unterschiede

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, wenn Sie das Aussehen Ihres Dokuments schnell verbessern möchten. Um Ihrem Dokument ein professionelles Erscheinungsbild mit abgestimmten Designfarben und Schriftarten zu verleihen, können Sie beim Erstellen eines Dokuments eine Vorlage verwenden oder während der Arbeit in Word Designs und Formatvorlagen anwenden.

Mit einem Design, das Hintergrunddesign, Schriftarten, Farben und Layouts umfasst, erhalten Sie einen kompletten Entwurf für Ihr Dokument. Über das Register „Entwurf“ können Sie Designs auswählen, erstellen, modifizieren und speichern.

Wenn Sie die Formatierung von Text schnell ändern möchten, sind Word-Formatvorlagen das am besten geeignete Werkzeug.

 

Was sind Formatvorlagen in Word?

Eine Word-Formatvorlage ist ein praktisches Tool innerhalb von Microsoft Word, mit dem das Layout eines Dokuments schnell, einfach und unkompliziert erstellt, verändert oder angepasst werden kann. Das Besondere an Formatvorlagen in Word ist, dass sie dazu beitragen, ein einheitliches Layout zu gestalten. Das bedeutet, dass das Dokument formatiert wird und Schriftart, Zeilenabstand und Textzeile genau definiert werden können. Der Formatvorlagenkatalog, auch einfach Vorlagenkatalog genannt, stellt mitunter Zeichenformatvorlagen und Absatzvorlagen zur Verfügung. Im Gegensatz dazu haben Dokumentenvorlagen nichts mit Formatvorlagen zu tun.

Zum Anzeigen, Speichern oder Übertragen einer Word-Formatvorlage muss man nicht lange suchen. Nach dem Starten von Microsoft Word und dem Klicken auf den Button „Leeres Dokument“ kann man einfach den Reiter „Start“ in der Menüleiste auswählen. Hier werden verschiedene Themenblöcke angezeigt. Einer davon ist der Bereich der Formatvorlagen. Die bereits vorhandenen Word-Formatvorlagen sind an dieser Stelle einsehbar.

Sowohl in älteren Versionen wie Word 2016 und Word 2019 als auch in der neusten Version der Textverarbeitungssoftware, Word 2021, sind Formatvorlagen verfügbar.

 

Was sind die Vorteile von Formatvorlagen?

Ein großer Vorteil, der für die Verwendung von Formatvorlagen in Word spricht, ist die Nutzung von praktischen Automatik-Funktionen. Beispielsweise kann man Kapitel automatisch nummerieren lassen, was eine enorme Erleichterung beim Schreiben langer Dokumente darstellt. Wenn man dann Änderungen an der Reihenfolge der Kapitel vornimmt, wird auch die Nummerierung automatisch angepasst. Das erspart mühsames manuelles Nachkorrigieren und vermeidet mögliche Fehler.

Darüber hinaus kann mit wenigen Mausklicks ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden, das nach Änderungen im Text schnell aktualisiert werden kann. Das spart Zeit und verhindert lästiges manuelles Überprüfen und Aktualisieren des Inhaltsverzeichnisses.

Insgesamt bieten Formatvorlagen in Microsoft Word eine einfache Möglichkeit, ein professionelles Aussehen des Dokuments zu gewährleisten, ohne dabei viel Zeit und Mühe investieren zu müssen. Durch die Nutzung von Automatik-Funktionen können sich Schreibende voll und ganz auf den Inhalt des Dokuments konzentrieren und sich darauf verlassen, dass das Layout automatisch korrekt und einheitlich bleibt.

 

Formatvorlage erstellen – so gehen Sie vor

Um eine Word-Formatvorlage zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste auf den Reiter „Start“ und anschließend in der Navigation auf den Pfeil nach unten im Bereich „Formatvorlagen“. Dort haben Sie die Möglichkeit, entweder eine bestehende Formatvorlage zu verwenden oder eine eigene Formatvorlage zu erstellen. Klicken Sie dazu auf „Formatvorlage erstellen“.

Es öffnet sich eine Maske, in der Sie der Formatvorlage einen Namen geben können und in der eine Vorschau angezeigt wird. Zusätzlich haben Sie die Option „Ändern“, über die zahlreiche weitere Modifikationen möglich sind.

Sobald Sie die gewünschten Angaben für die Word-Formatvorlage gemacht haben, können Sie diese abspeichern und für alle relevanten Dokumente verwenden.

 

Formatvorlage ändern – nur wenige Schritte erforderlich

Wenn Sie eine Formatvorlage ändern und auf Ihre Bedürfnisse anpassen möchten, sind nur wenige Schritte erforderlich. Mitunter in Word 2021 reicht es aus, in dem Reiter „Start“ in der Gruppe „Formatvorlagen“ einen Rechtsklick auf die jeweilige Vorlage durchzuführen und dann auf „Ändern“ zu klicken.

Schon können Sie alle gewünschten Änderungen vornehmen. Auch hier können Sie über „Format“, unten links im Fenster, zahlreiche Modifikationen in Bereichen wie Absatz, Rahmen und Nummerierung vornehmen.

 

Wie Sie Formatvorlagen exportieren und importieren können

Um schnell und einfach Dokumente in Word zu formatieren, können Sie auf vorgefertigte oder selbst erstellte Formatvorlagen zurückgreifen. Wenn Sie eine Formatvorlage exportieren oder importieren möchten, klicken Sie auf den Reiter „Start"“ in der Menüleiste und dann auf den unteren Pfeil bei „Formatvorlagen“. Klicken Sie anschließend auf „Formatvorlagen verwalten“ (Symbol neben Optionen) und dann auf „Importieren/Exportieren“.

Nachdem Sie „Importieren/Exportieren“ gewählt haben, öffnet sich das Fenster „Organisieren“ und Sie sehen zwei Dateien, die einander gegenübergestellt sind. Klicken Sie auf „Datei schließen" und im Anschluss auf „Datei öffnen“. Auf diesem Wege können Sie Ihren PC nach unterschiedlichen Dokumenten durchsuchen und eine gespeicherte Word-Formatvorlage auswählen. Diese kopieren Sie dann ins neue Dokument, geben ihm einen neuen Namen und schließen das Organisationsfeld. Nun können Sie die importierte oder kopierte Vorlage im Menü aufrufen.

 

Inhaltsverzeichnis erstellen – mit Formatvorlagen äußerst einfach

Ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen und dieses in das Word-Dokument einzufügen, ist dank Formatvorlagen besonders einfach. Wechseln Sie hierfür in den Reiter „Referenzen“ und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Inhaltsverzeichnis“. Sie können zwischen verschiedenen Vorlagen wählen, aber auch ein benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis erstellen.

Die Gliederung inklusive Unterschrift entnimmt Word automatisch dem erstellten Text, indem es die gewählten Formatvorlagen auswertet. Werden bei dem Dokument Änderungen vorgenommen und zum Beispiel mehrere Seiten mit weiterem Text erstellt, kann das Inhaltsverzeichnis denkbar einfach aktualisiert werden. Hierfür reicht ein Rechtsklick auf das eingefügte Inhaltsverzeichnis und die Auswahl von „Felder aktualisieren“.

 

Fazit – mit Formatvorlagen wird die Dokumentenerstellung noch effizienter

Formatvorlagen sind eine großartige Möglichkeit, um einem Dokument mit wenigen Schritten eine einheitliche Formatierung zu verpassen. Sämtliche Aspekte können bis in das kleinste Detail angepasst werden und entfalten für das gesamte Dokument ihre Wirkung. Allerdings ist es auch problemlos möglich, erstellte Formatvorlagen zu exportieren und zu importieren. Die standardmäßig verfügbaren Formatvorlagen können mit wenigen Schritten angepasst werden.

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